Archiwizacja dokumentów należy do obowiązku każdego urzędu i instytucji państwowej. Procedurę odpowiedniej archiwizacji regulują przepisy – Ustawa o Narodowym Zasobie Archiwalnym z 1983 roku oraz Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 roku. Ten drugi dokument określa instrukcję kancelaryjną oraz Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Jak zatem odpowiedzialnie i profesjonalnie archiwizować dokumentację?
Archiwizowanie dokumentów – od czego zacząć?
Do odpowiedniej archiwizacji dokumentów potrzebne jest wykształcenie w tym kierunku bądź szkolenie archiwalne I i II stopnia. Posiadając takie kompetencje można być zatrudnionym np. w urzędzie na stanowisku archiwisty lub koordynatora czynności kancelaryjnych. Archiwizowanie dokumentów powinno rozpocząć się od znalezienia odpowiedniego miejsca. Jeżeli jest to pomieszczenia na parterze, to jego oka powinny być zabezpieczone kratami i folią z efektem lustra wenedzkiego.
Wejście do archiwum powinno posiadać jeden zamek oraz kratę zamykaną na dwie kłódki. Pomieszczenie do archiwizacji dokumentów powinno być wyposażone w gaśnicę proszkową, która nie uszkodzi dokumentacji w razie konieczności gaszenia pożaru. Wymagany jest również stały pomiar temperatury, która powinna utrzymywać się na poziomie 18-22°C oraz wilgotności, która powinna mieścić się w przedziale 30-45%. Regały powinny być ustawione prostopadle do okien, aby nie odcinać dostępu naturalnego światła. Archiwum powinno być ponadto suche i odpowiednio zabezpieczone przed grzybem.
Jak przygotować akta do archiwizacji?
Archiwizowanie dokumentów to przede wszystkim odpowiednia znajomość i umiejętność wykorzystania Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. Znajduje się w nim:
- Sygnatura archiwalna,
- Tytuł teczki,
- Spis spraw, które dotyczą danej teczki,
- Okres przechowywania.
Jak przyjmowane są akta do archiwum?
Archiwizacja dokumentów księgowych, archiwizacja dokumentacji medycznej, jak również inne rodzaje dokumentów przygotowuje się w oparciu o podstawowy podział na kategorie archiwalne, a przyjęcie ich odbywa się na podstawie spisy zdawczo-odbiorczego. Jeżeli dana teczka ma charakter osobowy to od 2019 roku jest to kategoria B10 (to znaczy, że można ją zniszczyć po 10 latach od daty utworzenia). Wcześniej akta osobowe miały kategorię B50. Odpowiedzialna archiwizacja akt powinna zakładać to, iż takie dokumenty mogą być potrzebne nawet po 20,30 latach, dlatego mało która jednostka będzie mieć odwagę niszczyć akta osobowe po 10 latach.
Archiwizowanie dokumentów polega na podzieleniu ich na kategorią A i B. Kategoria A to dokumenty większej wartości, które przez 25 lat przechowuje się w archiwum, a następnie przekazuje do archiwum państwowego. Tam są one przechowywane dożywotnio. Kategoria B to dokumentacja, którą można zniszczyć po upływie lat oznaczonym cyfrą przy jej kategorii.
Jak stworzyć teczkę?
Teczka bądź segregator przekazywany do archiwum powinien w lewym górnym rogu zawierać nazwę komórki bądź wydziału wraz z sygnaturą archiwalną. W prawym górnym rogu umieszczana jest kategoria archiwalna, a na środku tytuł i daty skrajne. Ważne jest, aby pamiętać, że w aktach A i B kolejność stron jest odwrotna. W kategorii A najnowsze sprawy są na końcu teczki, natomiast w przypadku kategorii B najświeższe sprawy znajdują się na wierzchu.
Na podstawie: Rhenus Data
