Właściwie prowadzona archiwizacja dokumentów ma duże znaczenie dla efektywnego funkcjonowania firmy. Codziennie wiele przedsiębiorstw oraz instytucji generuje olbrzymią ilość dokumentacji, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Po pewnym czasie podlegają one archiwizacji. Archiwizacja akt papierowych sprowadza się do ich skompletowania, oznaczenia i umieszczenia w pudłach archiwizacyjnych. Z kolei archiwizacja danych, obejmująca e-dokumenty, polega na skopiowaniu ich na dysk zewnętrzny lub inne urządzenie przenośne, pamiętając jednocześnie o usunięciu plików z pierwotnej lokalizacji.
Na czym polega archiwizacja akt?
Archiwizacja dokumentacji papierowej polega na gromadzeniu dokumentów, które są potem klasyfikowane i zabezpieczane, w celu przechowywania przez wyznaczony czas. Klasyfikacja akt odbywa się poprzez nadanie im odpowiednich oznaczeń literowych – A lub B. Kolejnym krokiem jest zaszeregowanie dokumentacji do określonej grupy rzeczowej. Następnie przeprowadza się chronologiczne i tematyczne uporządkowanie segregatorów albo samych teczek. Dalsze czynności procesu, jakim jest archiwizacja akt, to: oznaczenie dokumentów, nadanie im terminu przechowywania i spakowanie do pudeł archiwizacyjnych.
Jakie dokumenty trzeba archiwizować?
Archiwizacja dokumentów obejmuje m.in:
- dokumenty podatkowe;
- księgi przychodów i rozchodów;
- faktury, paragony, wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów;
- dokumentację związaną z posiadaniem kasy fiskalnej, jak kopie paragonów, czy książka serwisowa;
- dokumentację związaną z wykazem środków trwałych, np. akcesoria i meble biurowe;
- akta zatrudnienia pracowników
Wymienione wyżej dokumenty są najczęściej archiwizowane w tradycyjny sposób, choć niektóre z nich, jak księgi rachunkowe lub kopie dokumentów kasowych, mogą być archiwizowane tylko w formie elektronicznej.
Czym jest archiwizacja danych?
Archiwizacja danych jest często błędnie utożsamiana z tworzeniem kopii bezpieczeństwa. Ta druga czynność także polega na powieleniu danych na inny nośnik, jednak inaczej niż w przypadku standardowej archiwizacji, nie są one usuwane z pierwotnej lokalizacji. Cyfrowa archiwizacja dokumentacji jest sporo tańsza od tradycyjnej. Skopiowane na dysk zewnętrzny lub pendrive’a dane nie wymagają bowiem wiele miejsca na przechowywanie, nie wspominając już o kosztach samych wydruków. Archiwizacja danych dotycząca dokumentów elektronicznych zapewnia zatem szybszy i wygodniejszy dostęp do nich.
